5 fonctionnalités de PowerPoint pour vous faire gagner du temps

Pour tout individu ou entreprise, une présentation bien soignée n’est rien de moins qu’un investissement. Les entreprises du monde entier s’appuient chaque jour sur la création de présentations PowerPoint pour vendre leurs idées et leurs produits. Il faut savoir qu’une bonne présentation trace une ligne entre une affaire réussie et une opportunité manquée.

Cependant, il est également vrai que tout le monde n’est pas un magicien de la présentation, surtout lorsque l’échéance est proche. Par exemple, les entrepreneurs manquent souvent de temps. Lorsque vous êtes limité par le temps, il peut être difficile de créer une présentation originale. Surtout pour ceux qui ne sont pas doués pour le design. Pour vous aider, nous vous présentons des conseils de pro qui vous aideront à élaborer des présentations de pointe en un minimum de temps.

Allons de l’avant et comprenons comment vous pouvez baratiner des diapositives engageantes avec une facilité accrue :

Démarrez avec le Storyboarding :

Avant même d’ouvrir votre logiciel de présentation, il est recommandé de faire du storyboarding. Les créateurs de présentations sont souvent trop enthousiastes et commencent à créer une présentation sans aucun plan de conception ou de contenu. Le storyboarding de la présentation peut vous aider à établir le flux, à présenter les informations dans un format lucide, à décider qui est votre public, quel type de contenu il attend, ce que vous voulez transmettre, et plus encore ! L’objectif est de se concentrer sur la vue d’ensemble et de rendre la présentation aussi attrayante que possible pour les participants. 

Il faut savoir que les gens s’égarent souvent pendant la présentation, et c’est une erreur ! Si vous vous égarez dans le contenu de votre présentation, votre public risque de se désintéresser et de connaître le phénomène “Death By PowerPoint”. C’est le storyboarding qui peut vous aider à réaliser les points de contact importants de la présentation, les points où l’accent supplémentaire est nécessaire, les attentes en matière de conception et de transition, etc.

Utilisez des modèles:

Les gens commencent souvent à créer des présentations PowerPoint à partir de zéro. Eh bien, tirer parti d’un modèle prêt à l’emploi tout en créant des présentations PowerPoint peut être un changement de jeu absolu. Les modèles de présentation pour PowerPoint se caractérisent par un aspect professionnel, un design parfait au pixel près, une cohérence tout au long de la présentation et vous aident à attirer l’attention de votre public. Le modèle ressemble davantage à un squelette que vous pouvez importer dans votre présentation et commencer à y ajouter du contenu de qualité.

Vous pouvez réduire de plus de la moitié le temps de création de votre présentation grâce à un modèle prêt à l’emploi. Par exemple, les étudiants qui travaillent à la création d’une thèse consacrent souvent un temps considérable à la recherche et aux citations. L’utilisation de modèles de présentation professionnels pour PowerPoint peut renforcer l’attrait de la présentation, donner la bonne impression et rendre l’expérience de la présentation dynamique pour le public.

Présentation visuelle

Une présentation doit être une histoire visuelle et non un roman ! Personne n’aime lire le texte directement sur les diapositives. Si les diapositives submergent le public d’informations, il y a de fortes chances que votre public se désintéresse de la présentation. Ne vous inquiétez pas ! Les visuels sont votre sauveur. En réduisant le texte au minimum et en incluant des graphiques informatifs de haute qualité, les diapositives parlent d’elles-mêmes.

Les diapositives doivent exprimer la majorité des points à haute voix plutôt que d’expliquer chaque point à tort et à travers. Vous pouvez utiliser des diagrammes en 3D, des infographies comme le modèle d’entonnoir de marketing, car le cerveau humain est plus répétitif envers les graphiques. En outre, l’utilisation d’images peut vous aider à réduire considérablement le texte et à stimuler l’engagement de la présentation de manière inimaginable. La présentation doit passer du problème à la solution dans un flux cohérent. 

Utilisez des graphiques et des diagrammes:

L’une des meilleures astuces pour gagner du temps est de présenter les chiffres à travers des graphiques et des diagrammes dans votre présentation. Non seulement cela, mais les graphiques et les diagrammes rendent les données plus présentables et faciles à digérer pour le public. Votre public cible peut saisir l’essentiel des données en un clin d’œil si les diapositives sont accompagnées de graphiques et de tableaux. Il convient de noter que le but de la présentation est d’éduquer le public et de l’aider à conclure.

Pour cela, il faut avoir une vue d’ensemble des informations. Les graphiques et les tableaux facilitent l’évaluation des faits, le public peut emporter avec lui de nouvelles idées et vous lancez un appel à l’action réussi. L’utilisation de visuels intuitifs vous aidera non seulement à élaborer rapidement des présentations, mais aussi à maintenir l’intérêt du public tout au long de la présentation. Vous pouvez toujours utiliser des modèles de graphiques et de diagrammes pour créer des chiffres accrocheurs en quelques minutes.

Utilisez la règle des 10 20 30:

Vous pouvez également tirer parti de la règle des 10 20 30 pour faire des présentations. Cette règle signifie simplement 10 diapositives, 20 minutes et 30 caractères. Lors de la création et de la diffusion d’une présentation, votre deck ne doit pas dépasser plus de 10 diapositives. La présentation ne doit pas dépasser 20 minutes, et la taille de la police doit être de 30 px. La règle des 10, 20 et 30 minutes aide les présentateurs à gagner du temps et à garder le contrôle de leurs objectifs de présentation.

Une police plus grande signifie moins de données dans les diapositives. Vous pouvez toujours enrichir les diapositives par des éléments visuels, comme indiqué ci-dessus. Les gens préfèrent les visuels ! Les visuels peuvent vous aider à transmettre les points clés à l’audience de manière significative. N’oubliez jamais que “le temps, c’est de l’argent” ! Qu’il s’agisse de vous, de vos employés ou de vos clients, la création de la présentation jusqu’à sa diffusion doit être transparente et rapide.

Ces conseils vous aideront à réduire considérablement le temps nécessaire à la création de diapositives intuitives. Du brainstorming à la création des diapositives en passant par l’esquisse, le storyboarding et la conception, les présentateurs peuvent gagner du temps à chaque étape sans compromettre la qualité de la présentation. La priorité doit être de garder la présentation lucide, minimaliste et aussi informative que possible.

Votre public est susceptible de regarder les diapositives et de prendre des notes. Il est important que le transfert de connaissances soit un jeu d’enfant, car ce n’est qu’ainsi que vous pourrez influencer les spectateurs. La présentation doit être bien conçue, et elle doit servir un contenu captivant sous la forme d’une histoire. N’oubliez jamais que vos diapositives sont là pour appuyer vos affirmations & et non l’inverse.